第二节 原始凭证
一、原始凭证的基本内容
原始凭证是在经济业务发生或完成时由相关人员取得或填制的，用以记录或证明经济业务发生或完成情况并明确有关经济责任的一种原始凭据。原始凭证是证明经济业务发生的原始依据，具有较强的法律效力，是一种很重要的会计凭证。
企业发生的经济业务纷繁复杂，反映其具体内容的原始凭证也品种繁多。虽然原始凭证反映经济业务的内容不同，但无论哪一种原始凭证，都应该说明有关经济业务的执行和完成情况，都应该明确有关经办人员和经办单位的经济责任。因此，各种原始凭证，尽管名称和格式不同，但都应该具备一些共同的基本内容。这些基本内容就是每一张原始凭证所应该具备的要素。原始凭证必须具备以下基本内容：
(一)原始凭证的名称;
(二)填制原始凭证的日期和凭证编号;
(三)接受凭证的单位名称;
(四)经济业务内容，如品名、数量、单价、金额大小写;
(五)填制原始凭证的单位名称和填制人姓名;
(六)经办人员的签名或盖章。
有些原始凭证，不仅要满足会计工作的需要，还应满足其他管理工作的需要。因此，在有些凭证上，除具备上述内容外，还应具备其他一些项目，如与业务有关的经济合同、结算方式、费用预算等，以更加完整、清晰地反映经济业务。
在实际工作中，各单位根据会计核算和管理的需要，可自行设计印制适合本单位需要的各种原始凭证。但是对于在一个地区范围内经常发生大量同类经济业务，应由各主管部门统一设计印制原始凭证。如银行统一印制的银行汇票、转账支票和现金支票等，由铁路部门统一印制的火车票，由税务部门统一印制的有税务登记的发票，财政部门统一印制的收款收据等。这样，不但可以使原始凭证的内容格式统一，便于加强监督管理。
二、原始凭证的种类
纷繁复杂的经济业务导致原始凭证的品种繁多，为了更好地认识和利用原始凭证，必须按照一定标准对原始凭证进行分类。原始凭证按照不同的分类标准，可以属于不同的种类。
(一)原始凭证按其来源不同分类
原始凭证按其来源不同分类，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证两种。
外来原始凭证是在经济业务活动发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如增值税专用发票、非增值税及小规模纳税人的发票、铁路运输部门的火车票、由银行转来的结算凭证和对外支付款项时取得的收据等都是外来原始凭证。其格式如图表4-1所示。
××××专用发票
发票联 (2002)
付款单位： 支票号：
|
编号
|
商品名 称
|
规格
|
单位
|
数量
|
单价
|
金额
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
小写金额合计
|
|
|
大写金额合计
|
佰 拾 万 仟 佰 元 角 分
|
收款单位(盖章) 开票人 年 月 日
自制原始凭证是指本单位内部具体经办业务的部门和人员，在执行或完成项经济业务时所填制的原始凭证。如“收料单”、“领料单”、“销货发票”、“产品入库单”、“工资结算表”等。其格式分别如图表4-2所示。
领料单
领料部门： 凭证编号：
用 途： 年 月 日 收料仓库：
|
材料编号
|
材料规格及名称
|
计量单位
|
数量
|
价格
|
|
请领
|
实领
|
单价
|
金额（元）
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
备注
|
合计
|
|
记账 发料 审批 领料
产品入库单
凭证编号：
交库单位： 年 月 日 收料仓库：
|
产品编号
|
产品名称
|
规格
|
计量单位
|
交付数量
|
检验结果
|
实收
数量
|
单价
|
金额
|
|
合格
|
不合格
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
备注
|
合计
|
|
#p#副标题#e#
(二)原始凭证按其填制方法不同分类
原始凭证按其填制方法不同分类，可以分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证三种。
一次凭证是指一次填制完成的原始凭证。它反映一笔经济业务或同时反映若干同类经济业务的内容。外来原始凭证一般均属一次凭证，自制原始凭证中大多数也是一次凭证。日常的原始凭证多属此类，如“现金收据”、“发货票”、“收料单”等。一次凭证能够清晰地反映经济业务活动情况，使用方便灵活，但数量较多。
累计凭证，是指在一张凭证上连续登记一定时期内不断重复发生的若干同类经济业务，直到期末才能填制完毕的原始凭证。累计凭证可以连续登记相同性质的经济业务，随时计算出累计数及结余数，期末按实际发生额记账。如“费用限额卡”、“限额领料单”等。“限额领料单”的格式如图表4-3所示。
限额领料单
领料部门： 凭证编号：
产品名称、号码： 年 月 日
计划产量 ： 单位消耗定额： 编号：
|
材料编号
|
材料名称
|
规格
|
计量单位
|
计划单位
|
领料限额
|
全月实用
|
|
数量
|
金额
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
领料日期
|
请领数量
|
实发数量
|
领料人签章
|
发料人签章
|
限额结余
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
合计
|
|
|
|
|
|
|
|
供应部门负责人： 生产部门负责人： 仓库管理员：
汇总凭证，也叫原始凭证汇总表，是根据许多同类经济业务的原始凭证或会计核算资料定期加以汇总而重新编制的原始凭证。如“发出材料汇总表”、“差旅费报销单”等。汇总凭证既可以提供经营管理所需要的总量指标，又可以大大简化核算手续。“发出材料汇总表”的格式如图表4—4所示。
发出材料汇总表
年 月 日
|
会计科目
|
领料部门
|
原材料
|
燃料
|
合计
|
|
生产成本
|
基本生产车间
|
一车间
|
|
|
|
|
二车间
|
|
|
|
|
小计
|
|
|
|
|
辅助生产车间
|
供电车间
|
|
|
|
|
供气车间
|
|
|
|
|
小计
|
|
|
|
|
制造费用
|
一车间
|
|
|
|
|
二车间
|
|
|
|
|
小计
|
|
|
|
|
管理费用
|
行政部门
|
|
|
|
|
合计
|
财会负责人： 复核： 制表：
(三)原始凭证按用途不同分类
原始凭证按其用途不同分类，可以分为通知凭证、执行凭证和计算凭证三种。
通知凭证是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证，如“罚款通知书”、“付款通知单”等。
执行凭证是用来证明某项经济业务发生或已经完成的原始凭证，如“销货发票”、“材料验收单”、“领料单”等。
计算凭证是指根据原始凭证和有关会计核算资料而编制的原始凭证。计算凭证一般是为了便于以后记账和了解各项数据来源和产生的情况而编制的。如“制造费用分配表”、“产品成本计算单”、“工资结算表”等。
(四)原始凭证按其格式不同分类
原始凭证按其格式不同分类，可以分为通用凭证和专用凭证两种。
通用凭证是指全国或某一地区、某一部门统一格式的原始凭证。如由银行统一印制的结算凭证、税务部门统一印制的发票等。
专用凭证是指一些单位具有特定内容、格式和专门用途的原始凭证。如高速公路通过费收据、养路费缴款单等。
以上是按不同的标志对原始凭证进行的分类。它们之间是相互依存密切联系的，有些原始凭证按照不同的分类标准分别属于不同的种类。如现金收据对出具收据的单位来说是自制原始凭证;面对接收收据的单位来说则是外来原始凭证;同时，它既是一次凭证，又是执行凭证，也是专用凭证。外来的凭证大多为一次凭证，计算凭证、累计凭证大多为自制原始凭证。
#p#副标题#e#
三、原始凭证的填制
填制原始凭证，要由填制人员将各项原始凭证要素按规定方法填写齐全，办妥签章手续，明确经济责任。
由于各种凭证的内容和格式千差万别，因此，原始凭证的具体填制方法也不同。一般来说，自制原始凭证通常有三种形式。一是根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填列，如根据实际领用的材料品名和数量填制领料单等;二是根据账簿记录对某项经济业务进行加工整理填列，如月末计算产品成本时，先要根据“制造费用”账户本月借方发生额填制“制造费用分配表”，将本月发生的制造费用按照一定的分配标准分配到有关产品成本中去，然后再计算出某种产品的生产成本;三是根据若干张反映同类业务的原始凭证定期汇总填列，如发出材料汇总表。外来原始凭证是由其他单位或个人填制的。它同自制原始凭证一样，也要具备能证明经济业务完成情况和明确经济责任所必务的内容。
原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计核算的依据，必须认真填制。为了保证原始凭证能清晰地反映各项经济业务的真实情况，原始凭证的填制必须符合以下要求：
1、记录要真实。原始凭证上填制的日期、经济业务内容和数字必须是经济业务发生或完成的实际情况，不得弄虚作假，不得以匡算数或估计数填入，不得涂改、挖补。
2、内容要完整。原始凭证中应该填写的项目要逐项填写，不可缺漏;名称要写全，不要简化;品名和用途要填写明确，不能含糊不清;有关部门和人员的签名和盖章必须齐全。
3、手续要完备。单位自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章;对外开出的凭证必须加盖本单位的公章或财务专用章;从外部取得的原始凭证必须有填制单位公章或财务专用章。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。
4、填制要及时。所有业务的有关部门和人员，在经济业务实际发生或完成时，必须及时填写原始凭证，做到不拖延、不积压，不事后补填，并按规定的程序审核。
5、编号要连续。原始凭证要顺序连续或分类编号，在填制时要按照编号的顺序使用，跳号的凭证要加盖“作废”戳记，连同存根一起保管，不得撕毁。
6、书写要规范。原始凭证中的文字、数字的书写都要清晰、工整、规范，做到字迹端正、易于辨认，不草、不乱、不造字。大小写金额要一致。复写的凭证要不串行、不串格，不模糊，一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途。数字和货币符号的书写要符合下列要求：
(1)数字要一个一个地写，不得连笔写。特别是在要连写几个“0”时，也一定要单个的写，不能将几个“0”连在一起一笔写完。数字排列要整齐，数字之间的空隔要均匀，不宜过大。此外阿拉伯数字的书写还应有高度的标准，一般要求数字的高度占凭证横格的1/2为宜。书写时还要注意紧靠横格底线，使上方能有一定的空位，以便需要进行更正时可以再次书写。
(2)阿拉伯数字前面应该书写货币币种或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白。凡阿拉伯金额数字前写有货币币种符号的，数字后面不再写货币单位。所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分;无角分的，角位和分位写“00”或者符号“——”;有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“——”代替。在发货票等须填写大写金额数字的原始凭证上，如果大写金额数字前未印有货币名称，应当加填货币名称，然后在其后紧接着填写大写金额数字，货币名称和金额数字之间不得留有空白。
(3)汉字填写金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、玖、拾、伯、仟、万、亿等，应一律用正楷或行书体填写，不得用○，一、二、三、四、五、六、七八九、十等简化字代替。不得任意自造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”之后应当写“整”或“正”字。阿拉伯金额数字之间有“0”时，汉字大写金额应写“零”字;阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，大写金额中可以只有一个“零”;阿拉伯金额数字元位为“0”或者数字中间连续有几个“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。
四、原始凭证的审核
为了正确反映和监督各项经济业务，财务部门对取得的原始凭证，必须进行严格审核和核对，保证核算资料的真实、合法、完整。只有经过审查无误的凭证，方可作为编制记账凭证和登记账簿的依据。原始凭证的审核，是会计监督工作的一个重要环节，一般应从以下两方面进行：
1、审查原始凭证所反映经济业务的合理、合法性和真实性。这种审查是以有关政策、法规、制度和计划合同等为依据，审查凭证所记录的经济业务是否符合有关规定，有无贪污盗窃、虚报冒领、伪造凭证等违法乱纪现象，有无不讲经济效益、违反计划和标准的要求等等。对于不合理、不合法及不真实的原始凭证，财会人员应拒绝受理。如发现伪造或涂改凭证弄虚作假、虚报冒领等不法行为，除拒绝办理外，还应立即报告有关部门，提请严肃处理。
2、审核原始凭证的填制是否符合规定的要求。首先审查所用的凭证格式是否符合规定，凭证的要素是否齐全，是否有经办单位和经办人员签章;其次审查凭证上的数字是否完整，大、小写是否一致;最后审查凭证上数字和文字是否有涂改、污损等不符合规定之处。如果通过审查发现凭证不符合上述要求，那么凭证本身就失去作为记账依据的资格，会计部门应把那些不符合规定的凭证退还给原编制凭证的单位或个人，要求重新补办手续。
原始凭证的审核，是一项很细致而且十分严肃的工作。要做好原始凭证的审核，充分发挥会计监督的作用，会计人员应该做到精通会计业务;熟悉有关的政策、法令和各项财务规章制度;对本单位的生产经营活动有深入的了解;同时还要求会计人员具有维护国家法令、制度和本单位财务管理的高度责任感，敢于坚持原则，才能在审核原始凭证时正确掌握标准，及时发现问题。
原始凭证经过审核后，对于符合要求的原始凭证，及时编制记账凭证并登记账簿;并对于手续不完备、内容记载不全或数字计算不正确的原始凭证，应退回有关经办部门或人员补办手续或更正;对于伪造、涂改或经济业务不合法的凭证，应拒绝受理，并向本单位领导汇报，提出拒绝执行的意见;对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为，必须及时揭露并严肃处理。
