第三节 记账规则与错账更正
一、记账规则
1、根据审核无误的会计凭证登记账簿
记账的依据是会计凭证，记账人员在登记账簿之前，应当首先审核会计凭证的合法性、完整性、和真实性，这是确保会计信息的重要措施。
2、记账时要做到准确完整
记账人员记账时，应当将会计凭证的日期、编号、经济业务内容摘要、金额和其他有关资料记入账内。每一会计事项，要按平行登记方法，一方面记入有关总账，另一方面记入总账所属的明细账，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹清晰工整。记账后，要在记账凭证上签章并注明所记账簿的页数，或划“√”表示已经登记入账，避免重记、漏记。
3、书写不能占满格
为了便于更正记账和方便查账，登记账簿时，书写的文字和数字上面要留有适当的空格，不要写满格，一般应占格距的1/2，最多不能超过2/3。
4、顺序连续登记
会计账簿应当按照页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页的，应当将空行、空页用红色墨水对角划线注销，并注明“作废”字样，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由经办人员盖章，以明确经济责任。
5、正确使用蓝黑墨水和红墨水
登记账簿要用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。这是因为，各种账簿归档保管年限，国家规定一般都在10年以上，有些关系到重要经济资料的账簿，则要长期保管，因此要求账簿记录保持清晰、耐久，以便长期查核使用，防止涂改。红色墨水只能在以下情况下使用：冲销错账;在未设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数;在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额;根据国家统一会计制度的规定可以使用红字登记的其他会计记录。在会计上，书写墨水的颜色用错了，会传递错误的信息，红色表示对正常记录的冲减。因此，红色墨水不能随意使用。
6、结出余额
凡需要结出余额的账户，应按时结出余额，现金日记账和银行日记账必须逐日结出余额;债权债务明细账和各项财产物资明细账，每次记账后，都要随时结出余额;总账账户平时每月需要结出月末余额。结出余额后，应当在“借或贷”栏内写明“借”或者“贷”字样以说明余额的方向。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示，一般来说，“0”应放在“元”位。
7、过次承前
各账户在一张账页记满时，要在该账页的最末一行加计发生额合计数和结出余额，并在该行“摘要”栏注明“过次页”字样;然后，再把这个发生额合计数和余额填列在下一页的第一行内，并在“摘要”栏内注明“承前页”，以保证账簿记录的连续性。
8、账簿记录错误应按规定的办法更正
账簿记录发生错误时，不得括、擦、挖、补，随意涂改或用褪色药水更改字迹，应根据错误的情况，按规定的方法进行更正。
二、错账更正
登记会计账簿是一项很细致的工作。在记账工作中，可能由于种种原因会使账簿记录发生错误，有的是填制凭证和记账时发生的单纯笔误;有的是写错了会计科目、金额等;有的是合计时计算错误;有的是过账错误，登记账簿中发生的差错，一经查出就应立即更正。对于账簿记录错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，而必须根据错误的具体情况和性质，采用规范的方法予以更正。错账更正方法通常有划线更正法、红字更正法和补充登记法等几种。
(一)划线更正法
记账凭证填制正确，在记账或结账过程中发现账簿记录中文字或数字有错误，应采用划线更正法。具体做法是：先在错误的文字或数字上划一条红线，表示注销，划线时必须使原有字迹仍可辨认;然后将正确的文字或数字用蓝字写在划线处的上方，并由记账人员在更正处盖章，以明确责任。对于文字的错误，可以只划去错误的部分，并更正错误的部分，对于错误的数字，应当全部划红线更正，不能只更正其中的个别错误数字。例如，把“3，457”元误记为“8，457”元时，应将错误数字“8，457”全部用红线注销后，再写上正确的数字“3，457”，而不是只删改一个“8”字。如记账凭证中的文字或数字发生错误，在尚未过账前，也可用划线更正法更正。
(二)红字更正法
在记账以后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误时，可以用红字更正法进行更正。具体做法是：先用红字金额，填写一张与错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，且在摘要栏注明“更正某月某日第×号凭证”，并据以用红字金额登记入账，以冲销账簿中原有的错误记录，然后再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，登记入账。这样，原来的错误记录便得以更正。
红字更正法一般适用于以下两种情况错账的更正：
1、记账后，如果发现记账凭证中的应借、应贷会计科目有错误，那么可以用红字更正法予以更正。
例1、A车间领用甲材料2，000元用于一般消耗。
(1)填制记账凭证时，误将借方科目写成“生产成本”，并已登记入账。原错误记账凭证为：
借：生产成本 2，000
贷：原材料 2，000
(2)发现错误后，用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证。
借：生产成本 2，000
贷：原材料 2，000
(3)用蓝字填制一张正确的记账凭证。
借：制造费用 2，000
贷：原材料 2，000
2、记账后，如果发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷的账户没有错误，只是所记金额大于应记金额。对于这种账簿记录的错误，更正的方法是：将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证会计科目相同的记账凭证，并在摘要栏注明“更正某月某日第×号凭证”，并据以登记入账，以冲销多记的金额，使错账得以更正。
例2、仍以例1为例，假设在编制记账凭证时应借、应贷账户没有错误，只是金额由2，000元写成了20，000元，并且已登记入账。
该笔业务只需用红字更正法编制一张记账凭证将多记的金额18，000元用红字冲销即可。编制的记账凭证为：
借：制造费用 18，000
贷：原材料 18，000
(三)补充登记法
在记账之后，如果发现记账凭证中应借、应贷的账户没有错误，但所记金额小于应记金额，造成账簿中所记金额也小于应记金额，这种错账应采用补充登记法进行更正。更正的方法是：将少记金额用蓝笔填制一张与原错误记账凭证会计科目相同的记账凭证，并在摘要栏内注明“补记某月某日第×号凭证”并予以登记入账，补足原少记金额，使错账得以更正。
例3、仍以例1为例，假设在编制记账凭证时应借、应贷账户没有错误，只是金额由2，000元写成了200元，并且已登记入账。
该笔业务只需用补充登记法编制一张记账凭证将少记的金额1，800元补足便可。其记账凭证为：
借：制造费用 1，800
贷：原材料 1，800
错账更正的三种方法红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账凭证错误而产生的记账错误，如果非因记账凭证的差错而产生的记账错误，只能用划线更正法更正。
以上三种方法对当年内发现填写记账凭证或者登记账错误而采用的更正方法，如果发现以前年度记账凭证中有错误(指会计科目和金额)并导致账簿登记出现差错，应当用蓝字或黑字填制一张更正的记账凭证。因错误的账簿记录已经在以前会计年度终了进行结账或决算，不可能将已经决算的数字进行红字冲销，只能用蓝字或黑字凭证对除文字外的一切错误进行更正，并在更正凭证上特别注明“更正××年度错账”的字样。
