保存打印出的纸质会计档案
会计电算化的大部分会计档案以电子数据的形式存放在磁盘、光盘等存储介质上，这些数据离开了计算机系统后具有看不见、摸不着、修改不留痕迹的特点，具有一定的不安全隐患，同时有的电子数据也不具有法律效力。所以，要求已经实现会计电算化核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。
相关规定如下：
1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。
2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的账簿，可满页打印。
3.在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。
4.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。
5.记账凭证、总账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
6.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册
对于会计数据量大的特大型单位，考虑到实行会计电算化后账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的条件下，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案后，可以采用上述存储介质保存会计档案，而无须打印。但这些单位要定期对存放在上述存储介质上的数据进行复制，防止由于各种原因造成数据读取的困难。采用上述存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。
系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管
会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。会计软件系统也是会计电算化档案，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。
制定与实施档案管理制度
档案管理制度一般包括以下内容：
1.存档的手续，主要是指各种审批手续，比如打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。
2.各种安全和保密措施。
3.档案管理员的岗位责任制度。
4.档案分类管理办法。
5.档案使用的各种审批手续。
6.各类文档的保管期限及销毁手续。
安全和保密措施
安全和保密措施
对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同的建筑物内。采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于介质损坏而使会计档案丢失。
各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染计算机病毒。
