行政事业单位财务工作人员会计凭证分录规范（会计分录实例）

No.1摘要需要准确地描述所记录的交易事项

01

摘要内容反映的记账事项要详实全面

比如报销凭证，摘要应注明是谁报销、什么时间用于什么事项什么性质的费用。比如“张三报销4月份巡店交通费”，“李四报销招待某某单位调研人员招待费”。

02摘要用语要严谨规范

报销人一般要写明实际报销人（也就是花钱的是谁，而不是代办报销手续的人-比如领导的秘书代领导履行报销手续时，实际报销人是领导本人），另外，会计凭证中的人名都应当使用全名，而不能用职务代替（比如不能使用“李主任”、“王科长”之类的用词）。

以此类推，有往来关系的单位名称要尽量使用全称，不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的，都须使用对方的全称或全名，以免多个类似名称出现时，混淆不清。

03摘要要尽量反映会计人员进行交易事项的确认或会计估计的思路，尤其是调账凭证比如补提摊销费用，除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以外，在录入凭证摘要时，要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如“因房租合同延迟签订，补提2012年1月租金摊销”，“因预估金额低于实际金额，补提2013年6-8月办公室装修费摊销”，“因摊销期限由3年改为2年，补提2013年1-6月份转让费摊销”。

No.2会计凭证借贷方科目数量的使用限制

在录入会计凭证时，会计人员往往图当时之便，加快会计凭证录入速度，采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点：

01允许一借多贷或者多借一贷的会计分录，不允许多借多贷会计分录

这里的借贷科目都是指“末级科目”。一借多贷或者多借一贷，“一”是指在借方或者贷方，只允许出现一个“末级科目”（并不是指只允许出现一行分录）；“多”是指在借方或贷方，可以出现多个“末级科目”。比如下面的会计分录属于“多借一贷”：

财务会计

借：业务活动费用-商品和服务费用 100

贷：零余额账户用款额度 100

预算会计

借：行政支出-财政拨款支出-行政运行-公用费用-邮电费100

贷：资金结存-零余额账户用款额度100

财务会计

借：业务活动费用-商品和服务费用 200

贷：零余额账户用款额度 200

预算会计

借：行政支出-财政拨款支出-行政运行-执法经费-办公费 200

贷：资金结存-零余额账户用款额度200

上面的分录记录了两笔报销业务，可以做在一个会计凭证里面，有两个借方末级科目，一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销，还可以将借方或贷方科目合并处理：

财务会计

借：业务活动费用-商品和服务费用 300

贷：零余额账户用款额度 300

预算会计

借：行政支出-财政拨款支出-行政运行-公用费用-邮电费100

借：行政支出-财政拨款支出-行政运行-执法经费-办公费 200

贷：资金结存-零余额账户用款额度300

一般而言，在处理不同性质的交易事项时，录入凭证分录，一借一贷的金额保持一致，即使只有一个借方或者贷方科目，也不用合并；现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于“一借多贷”，借方科目不要合并，以保持与银行对账单的流水一致：

财务会计

借：业务活动费用-商品和服务费用 300

贷：零余额账户用款额度 100

贷：零余额账户用款额度 200

预算会计

借：行政支出-财政拨款支出-行政运行-公用费用-邮电费100

借：行政支出-财政拨款支出-行政运行-执法经费-办公费 200

贷：资金结存-零余额账户用款额度100

贷：资金结存-零余额账户用款额度 200

02过渡科目，不允许在一个凭证内进行结转

借：以前年度盈余调整 20000

贷：固定资产 20000

借：累计盈余20000

贷：以前年度盈余调整 20000

这个凭证里面，“以前年度盈余调整”是过渡科目，这个结转过程须分两个会计凭证处理。同时，这样的做法也违反了上面第1项关于“多借多贷”的限制，借方和贷方都存在两个末级科目。

另外也要注意，下面这样的凭证同样违反“多借多贷”限制：假设张三借了200元备用金，并在当月偿还，会计人员为图方便在一个凭证里面处理：

借：其他应收款-张三 200

贷：银行存款 200

借：银行存款 200

贷：其他应收款-张三 200

多借多贷凭证，主要是会导致查询明细账的时候，“对方科目”会混乱，不利于正确地使用明细账。当借方和贷方都存在多个末级科目的时候，现有财务软件系统是无法分辨其中的一一对应关系的，系统默认只识别第一次出现的末级科目为对方科目。