如何做好合同台账管理

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现代企业的经济活动都是通过合同来反映的,因此,每个企业都会面对很多不同类型的合同。如此多的合同,就要求合同管理者要做好合同台账管理。好方法才能出好效率,做出好台账,为了帮助大家管理好合同,提高工作效率,小编整理了如下方法。

一、了解台账要求,认真对待

台账在现代企业经营管理中的作用越来越大,是企业实现规范化和精细化管理的一项必备工具。

举例:研发费用

企业台账管理的要求:

1.专人负责、专人管理

2.确定台账登记的类型

3.及时登记

4.审核和定期检查

5.规范填写

6.台账形式标准化

二、先确定目的,再着手准备

任何台账的建立首先都要明确建立的目的,为台账建立以及栏目设置指明方向,不同的台账其目的是不同的。

台账的建立目的:

A、业务台账:

1.便于企业管理以及使用人查阅资料;

2.为制定报表提供依据;

3.便于各级主管部门了解公司的实际经营状况。

B、固定资产台账:

1.便于企业进行固定资产管理、生产计划管理和设备修理管理;

2.合理配置并有效使用固定资产提供分析依据;

3.为企业进行资产建账和统计分析的重要依据。

C、销售台账:

1.确保产品销售的可塑性,发现问题可及时与客户进行沟通;

2.能够及时反映企业全面的销售结构和基本往来情况等。

D、安全台账:

1.可以再现企业安全生产工作的开展情况,便于相关部门检查企业安全管理情况;

2.是企业积累安全生产工作经验的需要;

3.是企业规范管理的需要。

E、资金台账:

1.真实完整地反映与某公司在一定时期内的经济往来;

2.为及时、准确编制资金计划,有效地安排资金使用提供依据;

3.为企业整体资金的运转提供真实资料;

4.切实解决企业各项资产不清、产权不明、管理混乱、处置不当等问题。

F、库存台账:

1.为核算、监督库存产品提供依据;

2.实现与物流运输的对账工作,为现场盘点提供对照数据;

3.随时了解各项资产、产品等库存情况,便于管理,调拨等。

G、合同台账:

1.通过合同管理,使决策者了解本企业的生产、销售情况,便于检查工作进度,满足企业经营、管理活动的基本需要;

2.提高企业合同的履约率;

3.可以及时掌握经营、管理执行情况,对企业实行动态管理具有重要意义;

4.有利于合同资料系统化、条理化管理,积累历史资料。

H、人事台账:

1.了解企业员工基本情况以及人事变动情况;

2.为企业选人、用人、留人提供依据;

3.考证职工身份、资历;

4.预防发生劳动纠纷;

5.记载员工工作业绩,确定员工工资待遇等。

确定台账目的小贴士

企业各部门各岗位应按要求建立相关台账,不同的台账应明确其建账的目的和意义,以真正便于管理相关事务,能够起到追本溯源的作用。

台账建立的目的应根据实际工作确定,管理者应做好监督和指导。

三、明确台账内容,掌握具体要素

明确台账内容很重要,需要设置什么内容,如何设置都会影响到台账的使用效果。

举例:合同台账

一个企业建立和使用台账的目的,就是想把大量发生的行为、大量的资料用一个表或一张纸的形式记录和反映出来,让使用者快速、有效地阅读,以便于提高掌控能力,提高经济效率。

明确台账内容的小贴士

明确台账内容是企业进行台账管理的基础工作,须事前调研,掌握具体要素,确保台账内容充实明了。

四、理清具体程序,按步骤进行

建立台账的主要步骤:

确定人员及部门责任,制定管理制度。

前期准备,包括整理、汇总台账资料,如原始凭证、单据、日志、报表等,进行盘点,将台账所属对象进行分类编号等。

分析和完善各相关工作管理流程,理清具体程序,如生产作业管理流程、仓库库存管理流程、质量检验管理流程等,为建立台账打下基础。

根据管理流程在各环节建立有关台账记录、收集汇总相关单据、日志、计划等,将各类台账统计汇总,形成完整的台账体系。

台账建立小贴士

企业的经营运作就是一个完整的系统,比如,销售流程、采购流程、制造流程等,在建立台账时也应形成一个有机的整体,明确每一个流程的具体程序,按步骤进行。

五、科学分类和编号,方便检索

台账分类编号的方法:

一般来说,企业台账分类编号应遵循台账形成的自然规律,保持各类台账之间的联系,便于保管和利用。分类时可以根据企业实际情况选择分类方法,如:按照部门分类、按照用途分类等。

台账分类管理小贴士

分类和编号是企业进行台账管理的基础,做到科学分类和编号,可以一目了然地掌握和了解企业各项台账的基本内容,便于集中统一管理。