企业该如何设置备用金

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几乎每个企业日常都会发生一些小额的零星开支,如出租车费、邮电费、报纸杂志费等杂项支出。对这些支出每次都使用支票是不可能的,有时甚至是不切实际的,因此企业通常都设立备用金制度。该制度的内容如下:

(1)设专人保管零用现金,并负责小额的零星开支。

(2)当零用金快用完时,即由保管员把零用金凭单及原始凭证提交会计部门,经有关人员审核后,会计部门再开出支票,由零用金保管员向银行兑现,补足、恢复原零用金限额。

(3)如果建立的零用金额限额太多或太少,会计部门再作相应的调整。

[例]某公司于2007年1月1日建立备用金制度,根据企业零星开支发生的频繁程度,规定限额为3000元,于每月中旬补足一次。

1月中旬,备用金保管员提交零用金凭单及支出凭证如下:电话电报费960元,出租车费735元,报纸杂志费675元,购买账薄等办公用品624元,备用金剩余8元。

1月1日,设立备用金限额,会计部门开出支票,由保管员向银行兑现,有关会计分录如下:

借:其他应收款--备用金3000

贷:库存现金3000

1月15日,补足备用金时:

借:管理费用--电话电报费960

--出租车费735

--报纸杂志费675

--办公费用624

贷:其他应付款--现金长款2

库存现金2992

本例备用现金溢余2元【2994+8)-3000】,直接贷记“其他应付款一现金长款“的贷方,反之,现金短缺,则借记“其他应收款一现金短款”;实际补足零用现金为2992元。注意,补足零用金时不能贷记备用金账户,备用金账户维持的定额一般是不变动的,当需增减限额时,再借记或贷记“备用金”账户。