第二节 会计档案的保管
各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
一、会计档案的归档
1．会计凭证的归档
2．会计账簿的归档
3．会计报表的归档
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，应由财务会计部门编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，一般不得拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
二、会计档案的保管期限
根据《会计档案管理办法》规定，会计档案的保管期限，分为永久、定期两类。凡在立档单位会计核算中形成，对查考和研究经济活动具有重要利用价值的会计档案，应永久保存。
定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限见教材表10．1所示。
提示：表中会计保管期限为最低保管期限。
企业和其他组织会计档案保管期限表
| 序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
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一 |
会计凭证类 |
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1 |
原始凭证 |
15年 |
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2 |
记账凭证 |
15年 |
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3 |
汇总凭证 |
15年 |
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二 |
会计账簿类 |
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4 |
总账 |
15年 |
包括日记总账 |
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5 |
明细账 |
15年 |
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6 |
日记账 |
15年 |
现金和银行存款日记账保管25年 |
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7 |
固定资产卡片 |
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固定资产报废清理后保管5年 |
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8 |
辅助账簿 |
15年 |
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三 |
财务会计报告类 |
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包括各级主管部门汇总财务报告 |
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9 |
月度、季度财务会计报告 |
3年 |
包括文字分析 |
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10 |
年度财务会计报告（决算） |
永久 |
包括文字分析 |
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四 |
其它类 |
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11 |
会计移交清册 |
15年 |
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12 |
会计档案保管清册 |
永久 |
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13 |
会计档案销毁清册 |
永久 |
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14 |
银行存款余额调节表 |
5年 |
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15 |
银行对账单 |
5年 |
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三、会计档案的查阅和复制
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
外部人员借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。借阅人应认真填写借阅登记簿。借阅人严禁在会计档案上涂画、拆封或抽换。
四、会计档案的销毁
对于会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出销毁意见，与财会部门共同鉴定、审查，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。机关、团体和事业单位，报本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报上级主管单位批准后销毁。
对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
【例题1·单选题】会计档案的保管期限，应从（ ）。
A．移交档案管理部门之日算起
B．会计年度终了后的第一天算起
C．年度会计报表签发日算起
D．下一会计年度首月末之日算起
【答案】B
【例题2·单选题】根据《会计档案管理办法》，各种明细账、日记账的保管期限为（ ）。
A．5年 B．10年 C．15年 D．25年
【答案】C
【例题3·单选题】根据《会计档案管理办法》规定，保管期限为25年的账簿是（ ）。
A．现金日记账 B．现金总账 C．应收账款总账 D．固定资产总账
【答案】A
【例题4·单选题】企业年度财务报告的保管期限为（ ）。
A．10年 B．永久 C．15年 D．25年
【答案】B
【例题5·单选题】会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要（ ）。
A．历史资料和证据 B．凭证 C．材料 D．依据和资料
【答案】A
【例题6·单选题】以下会计资料中不属于会计档案的是（ ）。
A．总账 B．明细账 C．银行存款日记账 D．购销合同
【答案】D
【例题7·单选题】下列会计档案中需要保管25年的是（ ）。
A．备查账 B．明细账 C．银行存款日记账 D．科目汇总表
【答案】C
【例题8·单选题】会计凭证一般 （ ） 装订一次。
A．每周 B．半月 C．每月 D．每季
【答案】C
【例题9·单选题】单位当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管（ ）年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。
A．10年 B．20年 C．1年 D．15年
【答案】C
【例题10·单选题】财政部门销毁会计档案时，应当由（ ）派员参加监销。
A．上级审计部门 B．下级审计部门 C．同级审计部门 D．公安部门
【答案】C
【例题11·单选题】其他单位如果因特殊原因需要使用会计档案时，经本单位负责人批准（ ）。
A．可以查阅或复印 B．只可以查阅不能复制
C．不可查阅和复制 D．可以借阅
【答案】A
【例题12·单选题】企业总账的保管期限为 （ ）。
A．10年 B．20年 C．1年 D．15年
【答案】D
【例题13·单选题】行政事业单位的各种会计凭证的保管期限为（ ）。
A．15年 B．永久 C．5年 D．25年
【答案】A
【例题14·多选题】会计档案的内容是指会计档案的范围，具体包括（ ）。
A．会计凭证 B．会计账簿
C．财务会计报告 D．其他会计核算资料
【答案】ABCD
【例题15·多选题】保管期限为3年的会计档案有（ ）。
A．月度财务报告
B．季度财务报告
C．月、季财务报告文字分析
D．固定资产卡片
【答案】ABC
【例题16·多选题】企业的下列会计档案中，保管期限为15年的有（ ）。
A．存货总账 B．长期投资总账
C．银行对账单 D．固定资产卡片
【答案】AB
【例题17·多选题】会计档案的保管期限是指会计档案应予保管的时间，可分为永久和定期两类。定期保管期限分为 25年和（ ）。
A．3年 B．5年 C．10年 D．15年
【答案】ABCD
【例题18·多选题】企业和其他组织的会计档案永久保管的是（ ）。
A．会计档案销毁清册 B．会计移交清册
C．会计档案保管清册 D．年度财务会计报告
【答案】ACD
【例题19·多选题】企业和其他组织的会计档案保管期限为5年的是（ ）。
A．银行对账单 B．会计移交清册
C．记账凭证 D．银行存款余额调节表
【答案】AD
【例题20·多选题】企业和其他组织的会计档案保管期限为15年的是（ ）。
A．会计档案销毁清册 B．会计移交清册
C．记账凭证 D．汇总凭证
【答案】BCD
【例题21·多选题】单独抽出立卷的会计档案应当在（ ）中列明。
A．会计档案销毁清册 B．账簿扉页
C．会计档案保管清册 D．会计移交清册
【答案】AC
【例题22·多选题】单位销毁会计档案时，应由单位（ ）共同派员监销。
A．审计部门 B．司法部门 C．档案机构 D．会计机构
【答案】CD
【例题23·多选题】会计档案销毁清册中应列明所销毁会计档案的（ ）等内容。
A．起止年度和档案编号 B．应保管期限 C．已保管期限 D．销毁时间
【答案】ABCD
【例题24·判断题】会计档案是指会计核算的依据。（ ）
【答案】×
【例题25·判断题】会计档案的保管期限，从会计年度终了的最后一天算起。（ ）
【答案】×
【例题26·判断题】为方便会计档案保管，可以根据需要对其拆封重新整理。（ ）
【答案】×
【例题27· 判断题】会计档案只为本单位使用，各单位保存的会计档案可以借出。（ ）
【答案】×
【例题28·判断题】财政部门销毁会计档案时，应当由上级财政部门派员监销。（ ）
【答案】×
【例题29·判断题】保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷。（ ）
【答案】√
【例题30·判断题】当年形成的会计档案，在会计年度终了的最后一天，应将会计档案全部移交档案部门，保证会计档案齐全完整。（ ）
【答案】×
【例题31·判断题】会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。（ ）
【答案】√
【例题32·判断题】正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。（ ）
【答案】√
