第二节 原始凭证
一、原始凭证的概念
原始凭证又称单据，是在经济业务发生或完成时由经办人直接取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的书面证明，是记账的原始依据，具有法律效力，是会计核算的重要资料。
二、原始凭证的种类
(一)按照来源不同分类
1.外来原始凭证。外来原始凭证指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。如由供货单位开具的增值税专用发票、普通发票等。
2.自制原始凭证。自制原始凭证指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。如验收材料时的收料单、领发材料时的领料单、产品入库时的产品入库单等。凡是不能用来证明经济业务实际上发生或完成的文件和单据，例如购货合同、材料请购单，都不能作为原始凭证。
(二)按用途分类
原始凭证按其用途不同，可以分为通知凭证、执行凭证和计算凭证。
1.通知凭证：是指要求、指示或命令企业进行某项经济业务的原始凭证。如“罚款通知书，付款通知书”。
2.执行凭证：是证明某项经济业务已经完成的原始凭证。如“销货发票”，“材料验收单”，“领料单”。
3.计算凭证：是对已发生或完成的经济业务进行计算而编制的原始凭证。如“产品成本计算单”，“制造费用分配表”，“应付职工薪酬计算表”。
(三)按照填制手续及内容不同分类
1.一次凭证。一次凭证指一次填制完成、只记录一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证。如现金收据、发货票都是一次凭证，外来原始凭证一般都属于一次凭证。
2.累计凭证。累计凭证指在一定时期内多次记录发生的同类型经济业务的原始凭证。其特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数及结余数，并按照费用限额进行费用控制，期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证，一般为自制原始凭证，如限额领料单。
3.汇总凭证。汇总凭证指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证，按照一定标准综合填制的原始凭证。在实际工作中，对发生数笔较多的原始凭证可以进行汇总，编制原始凭证汇总表，如发料凭证汇总表。
(四)按照格式不同分类
1.通用原始凭证。通用凭证指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。如全国统一使用的银行承兑汇票、某地区统一印制的收款收据。
2.专用原始凭证。专用凭证指专门用于某一类经济业务的记账凭证。如差旅费报销单、增值税专用发票。
以上不同种类的原始凭证是相互关联的。如现金收据往往是一式数联，一联作为出具收据单位的自制原始凭证,另一联则是接受凭证单位的外来原始凭证.同时，它既是一次凭证，又是执行凭证，也是专用凭证。
三、原始凭证的基本内容
由于各项经济业务的内容和经济管理要求的不同，原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样。但所有的原始凭证(包括自制的和外来的凭证)都是作为经济业务的原始依据，必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此各种原始凭证都应具有一些共同的基本内容。
原始凭证所包括的基本内容通常称为凭证要素，主要有：
1.原始凭证名称;
2.填制原始凭证的日期及编号;
3.接受原始凭证的单位名称或个人的名称;
4.经济业务的基本内容(数量、单价及金额等);
5.填制单位名称或填制人姓名;
6.经办部门及有关人员签章;
7.凭证附件。
为了满足计划、业务、统计等职能部门管理经济的需要，有的原始凭证还需要列入计划、定额、合同号码等项目，这样可以更加充分地发挥原始凭证的作用。对于国民经济一定范围内经常发生的同类经济业务，应由主管部门制定统一的凭证格式。
随着经济业务的复杂化，多用途、复式凭证的应用日益增多，使原始凭证的内容逐步扩大。例如，银行结算凭证大多一式数联，分别作为收款人、付款人和双方银行的原始凭证。这种凭证中不仅要增加一些必要项目，而且要选择其中必填的项目。又如增值税专用发票，应用面很广，规定为一式四联，分别为存根联、发票联、税款抵扣联和记账联。
四、原始凭证的填制要求
为了正确、完整、及时地记录各项经济业务，有必要对原始凭证的填制做出明确的要求。概括起来有：
(一)记录要真实。
记录真实，就是要求实事求是地填写经济业务，原始凭证填制日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况相一致，不得歪曲经济业务真相、弄虚作假。对于实物数量、质量和金额的计算，要准确无误，不得匡算或估计，确保凭证所记录的内容真实可靠。
(二)内容要完整。原始凭证上各项内容要逐项填制齐全，不得遗漏和简略。需要填写一式数联的原始凭证，必须用复写纸套写，各联的内容必须完全相同，联次不得缺少，业务经办人员必须在原始凭证上签名或盖章，对凭证的真实性和正确性负责。
(三)填制及时
每笔经济业务发生或完成时，经办人员必须及时取得或填制原始凭证，并按照规定的程序及时送交会计部门审核、记账，不能提前，也不能事后补办，做到不积压、不误时、不事后补制。
(四)书写要清楚。原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，大小写金额必须相符且填写规范，发生差错要按规定的方法更正，不得涂改或刮、挖、擦、改。涉及现金、银行存款收付的原始凭证，如发票、收据、支票，都有连续编号，应按连续编号使用，这类凭证如有填写错误，应予作废并重新填写，在填错的凭证上加盖“作废”戳记，与存根一起保存，不得任意销毁。
原始凭证数字及文字填写应注意以下几点：
1.中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整(正)等字样，不得自造简化字。如金额数字书写中书用繁体字，如萬、圆，银行也可受理。
2.中文大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后，应写“整”(或“正”)，在角之后，可以不写“整”(或“正”)。大写金额数字有“分”的，在“分”之后不写“整”(或“正”)。
3.中文大写金额数字前面应标明“人民币”字样，大写数字应紧接“人民币”字样填写。未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三字。
4.阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“￥”，不得连写或书写不清。
5.阿拉伯数字中间有“0”时，中文大写金额要写“零”字。如￥1409.50，应写成“人民币壹仟肆佰零玖元伍角整。
6.阿拉伯数字中间连续有几个“0”时，中文大写金额中间可以只写一个“零”字。
但如果是阿拉伯数字万位或元位为“0”的千位和角位不是“0”时，中文大写金额中的“零”可写也可不写。如￥107 000.53，的写法有四种
①人民币壹拾万零柒仟零伍角三分。
②人民币壹拾万柒仟伍角三分。
③人民币壹拾万零柒仟伍角三分。
④人民币壹拾万柒仟零伍角三分。
7.票据的出票日期必须使用中文大写。为防止篡改票据的出票日期，在填写月、日时，月为壹、贰、壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾、叁拾的，应在其前面加“零”;日为拾壹至拾玖的，应在其前面加“壹”。票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。
五、原始凭证的审核
审核会计凭证是正确组织会计核算和进行会计检查的一个重要方面，也是实行会计监督的一个重要手段。为了正确地反映和监督各项经济业务，保证核算资料的真实、正确和合法，会计部门和经办业务的有关部门。必须对会计凭证，特别是对原始凭证进行严格认真的审核。各种原始凭证，除由经办业务的有关部门审核以外，最后要交由会计部门进行审核。及时审核原始凭证是对经济业务进行的事前监督。审核原始凭证，主要是审查两方面的内容。
(一)实质性审核
实质性审核主要审核凭证上记载的经济业务是否符合国家的政策法令、制度办法等规定要求;是否有违法乱纪，伪造、冒领、贪污、预算超支、挥霍浪费、化公为私等违法或不合理行为。如有违法，要向本单位领导汇报，提出拒绝执行的意见，必要时，可向上级领导机关反映有关情况。对于弄虚作假，营私舞弊，伪造、土改凭证等违法乱纪行为，必须及时揭露，并向领导汇报，严肃处理。
(二)形式上的审核
形式上的审核主要是审核凭证格式是否符合规定要求;内容是否完整;数字是否正确，大小写金额是否一致;数字和文字的书写是否清楚;有关人员签章是否齐全;有无刮、擦、挖、补、涂改、伪造等现象。如有手续不完备或数字计算错误的凭证，应由经办人员补办手续或更正错误。
原始凭证的审核是一项严肃而细致的工作，会计人员必须坚持制度，坚持原则，履行会计人员的职责。对真实、合法、合理但内容不完整、手续不完备、填写有错误的原始凭证，应当退还给有关经办人员，并令其补办手续或进行更正。对于违反制度和法令的，会计人员应拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并向本单位领导报告。对于伪造凭证、涂改凭证和虚报、冒领等不法行为，会计人员应扣留原始凭证，并根据《会计法》规定，向领导提出书面报告，请求严肃处理。
六、原始凭证错误的更正
为了规范原始凭证的填制，明确相关人员的经济责任，防止利用原始凭证舞弊，《会计法》第十四条规定了更正原始凭证错误的具体要求。
1.原始凭证所记载的各项内容均不得涂改。随意涂改的原始凭证即为无效凭证，不能作为填制记账凭证或登记会计账簿的依据。
2.原始凭证记载内容有错误的，应当由开具单位重开或更正，并在更正处加盖出具凭证单位印章。
3.原始凭证金额出现错误的，不得更正，只能由原始凭证开具单位重新开具。
4.原始凭证开具单位应当依法开具准确无误的原始凭证。对于填制有误的原始凭证，负有更正和重新开具的法律义务，不得拒绝。
